¿Qué es?
El Prior Notice es un requisito de seguridad alimentaria implementado por la Agencia de Protección de Alimentos de los Estados Unidos (FDA, por sus siglas en inglés) para monitorear y proteger la seguridad de la cadena alimentaria estadounidense y para asegurarse de que los productos alimenticios importados cumplan con los estándares de seguridad alimentaria de los Estados Unidos.
¿Por qué es necesario para crear un envío de restock?
FedEx (o cualquier courier cross border) es responsable de proporcionar el Prior Notice a la FDA antes de la importación o envío de productos alimenticios.
¿Cómo puedo obtenerlo? Paso a paso
1. Ingresar a FDA www.access.fda.gov e Iniciar sesión con tu Account ID y Password
2. Ingresar a “Prior Notice System Interface”
En esta nueva interfaz, nos importan dos opciones. Una es “Create New Web Entry” que se utilizará cuando no se ha generado un Prior Notice previamente y se debe partir desde 0. La otra opción es ”Find Existing Web Entry”, el cual se utiliza cuando ya se ha generado previamente un Prior Notice y lo podemos utilizar para el nuevo envío editando algunas partes.
Al presionar “Create New Web Entry”, se desplegará la siguiente pantalla, en la cual se debe seleccionar la opción de “Consumption, Express Courier” como se muestra en la imagen y presionar “Next”.
Se desplegará la siguiente pantalla, que la dividiremos en 5 partes y la iremos completando paso a paso.
Primero, como se muestra en la siguiente imagen se completará el “Entry Information”, donde se debe marcar la casilla “Not Known” y en la casilla inferior a esa, ingresar el número de tipos de productos que enviará y necesitan Prior Notice. Deben tener en cuenta que cada Prior Notice va a ser para un tipo de producto y formato específico.
En la imagen siguiente se muestra un ejemplo para tres Prior Notices, es decir, tres tipos de productos.
Segundo, se debe completar la información de “Port of Arrival”. Para esta parte primero se debe seleccionar “Tennessee” en la casilla de “State” y presionar en “Find Port Code”
Al presionar “Find Port Code”, se mostrará lo siguiente donde se debe seleccionar como “specific port” a Memphis, FedEx - Memphis (2095), tal como se muestra en la imagen siguiente.
Luego se debe presionar “Next”, que lo llevará de vuelta a la ventana principal para terminar de completar los datos. En “Anticipated Arrival Date” y “Anticipated Arrival Time”, se debe seleccionar una fecha y hora aproximada de cuándo llegará el envío.
En “Submitter”, donde dice "Are you the Submitter for this Web Entry" poner "Yes" se debe dejar el país “United States”
Cuarto, agregar información del importador. Se debe poner que el importador "No" es el mismo que el Submitter. Luego presionar en “Enter Importer”, lo que mostrará otra pantalla, donde se debe completar con la información solicitada del importador. En caso de utilizar a Lap Import como importador, deberá agregar la siguiente información: (considera que esto tiene un costo de $49)
Si el importador que usarás es Lap Import, debes ingresar los siguientes datos:
Name: Lap Imports Corp
Street: 12-01 34th Ave
Long Island City
City: New York
Country subdivision: New York
ZIP: 11106
UNITED STATES
Quinto, se debe completar la información del apartado “Carrier”, se selecciona la opción “Express Courier - Air” como se muestra en la imagen siguiente. En esta pantalla, se debe presionar en “Find Code” lo que desplegará el siguiente buscador.
Posteriormente se debe presionar en “Enter Carrier” lo que los redirigirá a la siguiente pantalla.
Como se muestra en la imagen se debe buscar “Latam” y posteriormente seleccionar “LATAM AIRLINES GROUP S.A DBA LATAM AIRLINES GROUP”. Luego de seleccionar la opción volverá a la página principal donde las primeras dos casillas estarán rellenadas como se muestra en la siguiente imagen.
Con las primeras dos casillas completadas, se debe escribir el número de seguimiento del envío (se puede obtener del Commercial Invoice) en la casilla de “Airway Bill or tracking Number” y presionar “Save”.
Con toda la información anterior completada del Web Entry, debemos dar click a “Save”.
Ahora que tenemos el Web Entry creado, podemos pasar a generar el Prior Notice. Se debe presionar en “Create Prior Notice”.
Al presionar “Create Prior Notice” se desplegará un formulario, que iremos completando paso a paso.
Primero, en la casilla de la siguiente imagen se debe seleccionar el país de donde se está enviando el producto.
Luego, en el apartado de “Product Information” como se muestra en la siguiente imagen. Se debe presionar en “Search”, lo que abrirá otra ventana.
Acá debemos escribir lo que es el producto de manera más general (ej: salt) y ponemos “search”
Acá debemos buscar lo que más se asemeje a nuestro producto
Luego de seleccionar la descripción del producto, se debe seleccionar “Not Elsewhere Classified (NEC) - Y” en los apartados de “*Packing Method” y “*Process Applied” como se muestra en la imagen siguiente y presionar “Select”.
Luego de haber realizado el paso anterior, se autocompletará la casilla de “FDA Product Code” con un número entregado por el sistema. A continuación se debe escribir el nombre del producto en la casilla “Common or usual Name/Market Name”, donde agregamos el nombre del producto (Ej: Himalayan Salt)
En el apartado siguiente “Quantity and Packaging” se debe ingresar las dimensiones y cantidades del producto que se envía. Completándolo desde el envoltorio más grande (caja por ejemplo) al más pequeño (una botella por ejemplo). En la siguiente imagen se puede observar un producto donde la unidad base del producto es de 45 Onzas, se envía 1 caja con 30 frascos.
Finalmente, se presiona en “calculate”, y se puede comprobar si el peso o cantidad de lo que se envía calza con el “Total Quantity” calculado.
En el siguiente paso nos preguntan si nos han negado la entrada a algún país. Ahí ponemos “No” y luego “Save”
Luego de agregar la información solicitada del producto, se debe completar la información Para esto lo iremos completando paso a paso.
Primero se debe completar la información del Manufacturer. Se selecciona el país de producción y presionamos en “Enter Manufacturer”.
Se nos desplegará la siguiente pantalla, que debemos completar con la información de la fábrica donde se produce.
En la casilla “*Food Facility Registration Number” se debe ingresar el número que entrega el FDA al registrarse.
El resto de la información, se debe completar la información de la planta productiva asociada al número de registro FDA.
Luego de haber completado la información del Manufacturer se completará la información de “Shipper” seleccionando en la casilla habilitada el país de origen desde donde se está realizando el envío. Se debe presionar en “Enter Shipper” y rellenar la siguiente información.
En el caso de que el Manufacturer sea el mismo que el que está realizando el envío, se debe seleccionar “Manufacturer” dentro de la casilla “Shipper same Facility as” como se muestra en la siguiente imagen.
En este caso no es necesario completar los datos siguientes, ya que se utiliza la información ingresada en “Manufacturer”. Por lo que solo apretamos “Save”
Posteriormente, se debe ingresar la información de “Owner”, este va a ser el que sea el responsable del producto. Se debe ingresar el país y presionar “Enter Owner”.
En este caso al igual que el anterior, se puede seleccionar “Manufacturer” en la casilla “Owner same Facility as:” para que se complete con la información utilizada anteriormente. Dar click a “Save”
Finalmente, se pasa a la última casilla “Ultimate Consignee”. Al presionar “Enter Ultimate Consignee” se mostrará la siguiente pantalla.
En este apartado, se debe seleccionar “Importer” en la casilla de “Ultimate Consignee same Facility as:” para usar la información del importador ingresada anteriormente. Como se muestra en la siguiente imagen. Dar click a “Save”
Al completar los pasos anteriores, se debería observar así. Para guardar el producto, se presiona en la esquina inferior derecha “Save Prior Notice”
Nos mostrará un resumen del producto creado como se ve en la siguiente imagen. Si la información está correcta, se presiona “Yes”
En este punto, si desea agregar más productos, se presiona en “No” y lo redirigirá a la pantalla principal y deberá volver a Agregar Productos. Esto se repetirá por cada producto que envíe. En el caso de haber agregado todos los productos necesarios, en la ventana siguiente debe presionar “Yes”
✳️ En caso de necesitar agregar más productos, ponemos "No". Ahí nos llevará a esta nueva sección. Acá para no volver a ingresar todo de nuevo nos conviene pegar la información. Para esto vamos al prior notice recién creado. Dar click en el número de artículo, en este caso sería "articulo 001"
Luego debemos hacer click en “Copiar”
Ingresamos la información del nuevo producto por agregar
Una vez agregados todos los productos, volvemos a guardar los prior notice. Acá debemos hacer click en alguno de los prior notice, para volver a la confirmación
Una vez dentro, poner “Save prior notice”. Nos volverá a aparecer la confirmación de datos, donde debemos dar click en en “YES” ambas veces
Esto confirmará el documento del FDA y se mostrará el resumen con el Web Entry y los productos creados como se muestra en la siguiente imagen. Finalmente se presiona “Print Summary” para obtener el documento en PDF.
Debemos descargar el documento y adjuntarlo en el envío
Caso Especial Web Entry Creado:
Para próximas ocasiones que se desee generar un Prior Notice, se puede omitir el paso de la Creación de Web Entry y utilizar uno ya creado.
Para esto en el menú inicial se deberá hacer click en “Find Existing Web Entry” como se muestra en la siguiente imagen.
Al hacer click, se mostrará la siguiente ventana donde estarán todos los Prior Notice anteriores.
Se clickea en el identificador del Web Entry para poder ingresar.
Al ingresar se nos mostrará la información del documento creado. Para poder utilizar la información ya ingresada, se debe presionar en el botón “Copy” que se muestra marcado en la imagen siguiente.
Se redirigirá a la siguiente ventana donde se debe marcar “Not known” y presionar “Next”
En este punto se ha copiado el “Web Entry”. El siguiente paso es Editar los valores que no aplican a este prior, en este caso “Anticipated Arrival Date and Time” a la fecha aproximada de llegada y “Airway Bill or Tracking Number” por el número de seguimiento del envío.
Desde este punto ya se puede comenzar a agregar productos y seguir el proceso mencionado anteriormente hasta finalizar.